Hinweisgeberrichtlinie

Einleitung

Compliance bedeutet die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, internen Richtlinien sowie ethischen Standards. Da die Förderung einer transparenten und ethischen Unternehmenskultur für uns von herausragender Bedeutung ist und wir die Sicherheit unserer Mitarbeitenden und unseres Unternehmens sowie unserer Geschäftspartner:innen gewährleisten möchten, müssen Compliance-Verstöße frühzeitig identifiziert und gemeldet werden, damit geeignete Schritte eingeleitet werden können.

Das Ziel dieser Richtlinie ist es daher, einen sicheren Rahmen für die Meldung von Verstößen zu schaffen und eine offene Unternehmenskultur zu fördern. Sie dient dazu, Fehlverhalten aufzudecken und zu adressieren, bietet Schutz für Hinweisgeber:innen und fördert die Einhaltung gesetzlicher und ethischer Standards. Sie ist damit ein wesentlicher Bestandteil unseres Engagements für verantwortungsvolles Handeln.

Der rechtliche Hintergrund dieser Richtlinie basiert auf dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) vom 31. Mai 2023, das Mindeststandards für den Schutz von Personen festlegt, die Verstöße innerhalb einer Organisation melden.

Wer kann Hinweise zu Verstößen geben?

Eine hinweisgebende Person ist eine Person, die Kenntnisse von Verstößen innerhalb einer Organisation hat und diese meldet. Daher sind alle angestellten, freien und ehemaligen Mitarbeitenden sowie unsere Kund:innen, Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen dazu angehalten, uns Hinweise zu Compliance-Verstößen zu geben.

Welche Verstöße kann ich melden?

Relevante Verstöße nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Handlungen oder Unterlassungen, die gegen die Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien verstoßen, die für skatedeluxe gelten.

Was zählt dazu?

• Allgemeine Compliance-Verstöße Verstöße gegen interne Unternehmensrichtlinien, Branchenstandards oder gesetzliche Bestimmungen.
• Korruption und Bestechung Verdächtige Fälle von Korruption, Bestechung oder unethischem Verhalten.
• Finanzbetrug und Manipulation Manipulation von Finanzberichten, Betrug, Diebstahl oder andere unethische Finanzpraktiken.
• Diskriminierung und Belästigung Fälle von Diskriminierung, Mobbing, sexueller Belästigung oder anderem unangemessenem Verhalten am Arbeitsplatz.
• Umwelt- und Arbeitssicherheitsverstöße Verstöße gegen Umweltauflagen, unsichere Arbeitsbedingungen oder mangelhafte Sicherheitspraktiken.
• Qualitätsmängel Falsche Angaben zu Produkten oder Dienstleistungen, Verstöße gegen Qualitätsstandards oder Sicherheitsanforderungen.
• Interessenkonflikte Nicht offengelegte Interessenkonflikte, die die Integrität von Entscheidungen oder Geschäftspraktiken beeinträchtigen könnten.
• Arbeitszeit- und Vergütungsbetrug Manipulation von Arbeitszeit- oder Vergütungsaufzeichnungen, Arbeitszeitbetrug / betrügerische Abrechnungen.

Was zählt nicht dazu?

• Reklamationen Solltest du einen in unserem Onlineshop gekauften Artikel reklamieren wollen oder anderweitig unzufrieden sein, nutze bitte unsere Kontaktmöglichkeiten zum Serviceteam.
• Datenschutz Bitte melde Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen, unzulässige Datenverarbeitung oder Datenschutzverletzungen direkt an datenschutz@skatedeluxe.com.

Was sollte ein Hinweis zu einem Verstoß beinhalten?

Hinweise sollten präzise Angaben zu folgenden Fragen beinhalten:

• Was ist passiert?
• Wann / in welchem Zeitraum ist es passiert?
• An welchem Standort / in welchem Bereich bzw. welcher Abteilung ist etwas passiert?
• Welche Personen sind beteiligt?
• Gibt es weitere Zeug:innen für den Vorfall?

Bitte prüfe vor dem Geben eines Hinweises sorgfältig, ob alle Angaben inhaltlich zutreffend sind. Es dürfen keine Meldungen gemacht werden, die wissentlich falsch sind. Zur Sicherstellung der Genauigkeit sollten Formulierungen wie "Ich bin mir sicher..." oder "Ich glaube..." verwendet werden, um den Grad der Gewissheit auszudrücken.

Wie können Hinweise gegeben werden?

Hinweise zu Compliance-Verstößen können per E-Mail, postalisch, telefonisch oder persönlich an den Compliance-Beauftragten weitergeleitet werden. Für einen persönlichen Termin ist eine Terminvereinbarung per Telefon oder E-Mail erforderlich.

• E-Mail: safe_compliance@protonmail.com
• Telefon+49 (0) 3641-7997244
• Postadresse
  
  Persönlich / vertraulich
  SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
  skatedeluxe GmbH
  Carl-Pulfrich-Str. 1
  07745 Jena
  Deutschland

Für anonyme Hinweise empfehlen wir den Postweg. Diese werden ebenso ernst genommen und überprüft wie solche, bei denen die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist.

Was passiert nach einer Meldung?

Der Empfang deines Hinweises wird dir innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Während der Bearbeitung wird eine prompte und angemessene Rückmeldung gegeben. Spätestens 90 Tage nach Einreichung der Meldung erhältst du ein abschließendes Feedback mit den Ergebnissen und den getroffenen Maßnahmen. Alle Daten zu deiner Person und zum Hinweis werden sorgfältig und sicher aufbewahrt und nach 3 Jahren gelöscht.

Wie wird meine Identität geschützt? Kann ich anonym bleiben?

Die Identität von Hinweisgeber:innen wird grundsätzlich geschützt. Zusätzlich ist es möglich, anonym zu bleiben. Rückmeldungen an anonyme Hinweisgeber:innen können allerdings nur dann erfolgen, wenn die hinweisgebende Person eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme bereitgestellt hat.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt die Identität von Hinweisgeber:innen nicht, wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet werden (vgl. §9 HinschG). Weiterhin kann es vorkommen, dass die Identität einer Person aufgrund einer Anforderung einer Strafverfolgungsbehörde in einem Strafverfahren oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung an eine zuständige Behörde weitergegeben werden muss.

Welchen Schutz vor Repressalien gibt es, wenn ich einen Hinweis gebe?

Es wird zugesichert, dass Hinweisgeber:innen vor Benachteiligungen oder Repressalien geschützt werden. Jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber:innen wird als schwerwiegender Verstoß gegen diese Richtlinie betrachtet und es werden disziplinarische Maßnahmen ergriffen.

Was passiert mit deinen personenbezogenen Daten?

Deine personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen ausschließlich für die Zwecke der Untersuchung und Nachverfolgung von Hinweisen verwendet.

Gibt es auch externe Meldestellen?

Zusätzlich zur internen Meldemöglichkeit besteht die Option, Hinweise direkt an das Bundesamt für Justiz zu richten:

Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Deutschland