Hinweisgeberrichtlinie

Einleitung

Compliance bedeutet die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, internen Richtlinien sowie ethischen Standards. Da die Förderung einer transparenten und ethischen Unternehmenskultur für uns von herausragender Bedeutung ist und wir die Sicherheit unserer Mitarbeitenden und unseres Unternehmens sowie unserer Geschäftspartner:innen gewährleisten möchten, müssen Compliance-Verstöße frühzeitig identifiziert und gemeldet werden, damit geeignete Schritte eingeleitet werden können.

Das Ziel dieser Richtlinie ist es daher, einen sicheren Rahmen für die Meldung von Verstößen zu schaffen und eine offene Unternehmenskultur zu fördern. Sie dient dazu, Fehlverhalten aufzudecken und zu adressieren, bietet Schutz für Hinweisgeber:innen und fördert die Einhaltung gesetzlicher und ethischer Standards. Sie ist damit ein wesentlicher Bestandteil unseres Engagements für verantwortungsvolles Handeln.

Der rechtliche Hintergrund dieser Richtlinie basiert auf dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG) vom 31. Mai 2023, das Mindeststandards für den Schutz von Personen festlegt, die Verstöße innerhalb einer Organisation melden.

Wer kann Hinweise zu Verstößen geben?

Eine hinweisgebende Person ist eine Person, die Kenntnisse von Verstößen innerhalb einer Organisation hat und diese meldet. Daher sind alle angestellten, freien und ehemaligen Mitarbeitenden sowie unsere Kund:innen, Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen dazu angehalten, uns Hinweise zu Compliance-Verstößen zu geben.

Welche Verstöße kann ich melden?

Relevante Verstöße nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Handlungen oder Unterlassungen, die gegen die Gesetze, Vorschriften oder Richtlinien verstoßen, die für skatedeluxe gelten.

Was zählt dazu?

Allgemeine Compliance-Verstöße Verstöße gegen interne Unternehmensrichtlinien, Branchenstandards oder gesetzliche Bestimmungen.
Korruption und Bestechung Verdächtige Fälle von Korruption, Bestechung oder unethischem Verhalten.
Finanzbetrug und Manipulation Manipulation von Finanzberichten, Betrug, Diebstahl oder andere unethische Finanzpraktiken.
Diskriminierung und Belästigung Fälle von Diskriminierung, Mobbing, sexueller Belästigung oder anderem unangemessenem Verhalten am Arbeitsplatz.
Umwelt- und Arbeitssicherheitsverstöße Verstöße gegen Umweltauflagen, unsichere Arbeitsbedingungen oder mangelhafte Sicherheitspraktiken.
Qualitätsmängel Falsche Angaben zu Produkten oder Dienstleistungen, Verstöße gegen Qualitätsstandards oder Sicherheitsanforderungen.
Interessenkonflikte Nicht offengelegte Interessenkonflikte, die die Integrität von Entscheidungen oder Geschäftspraktiken beeinträchtigen könnten.
Arbeitszeit- und Vergütungsbetrug Manipulation von Arbeitszeit- oder Vergütungsaufzeichnungen, Arbeitszeitbetrug / betrügerische Abrechnungen.

Was zählt nicht dazu?

Reklamationen Solltest du einen in unserem Onlineshop gekauften Artikel reklamieren wollen oder anderweitig unzufrieden sein, nutze bitte unsere Kontaktmöglichkeiten zum Serviceteam.
Datenschutz Bitte melde Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen, unzulässige Datenverarbeitung oder Datenschutzverletzungen direkt an datenschutz@skatedeluxe.com.

Was sollte ein Hinweis zu einem Verstoß beinhalten?

Hinweise sollten präzise Angaben zu folgenden Fragen beinhalten:

Was ist passiert?
Wann / in welchem Zeitraum ist es passiert?
An welchem Standort / in welchem Bereich bzw. welcher Abteilung ist etwas passiert?
Welche Personen sind beteiligt?
Gibt es weitere Zeug:innen für den Vorfall?

Bitte prüfe vor dem Geben eines Hinweises sorgfältig, ob alle Angaben inhaltlich zutreffend sind. Es dürfen keine Meldungen gemacht werden, die wissentlich falsch sind. Zur Sicherstellung der Genauigkeit sollten Formulierungen wie "Ich bin mir sicher..." oder "Ich glaube..." verwendet werden, um den Grad der Gewissheit auszudrücken.

Wie können Hinweise gegeben werden?

Hinweise zu Compliance-Verstößen können per E-Mail, postalisch, telefonisch oder persönlich an den Compliance-Beauftragten weitergeleitet werden. Für einen persönlichen Termin ist eine Terminvereinbarung per Telefon oder E-Mail erforderlich.

E-Mail: safe_compliance@protonmail.com
Telefon+49 (0) 3641-7997244
Postadresse

Persönlich / vertraulich
SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
skatedeluxe GmbH
Carl-Pulfrich-Str. 1
07745 Jena
Deutschland

Für anonyme Hinweise empfehlen wir den Postweg. Diese werden ebenso ernst genommen und überprüft wie solche, bei denen die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist.

Was passiert nach einer Meldung?

Der Empfang deines Hinweises wird dir innerhalb von sieben Tagen bestätigt. Während der Bearbeitung wird eine prompte und angemessene Rückmeldung gegeben. Spätestens 90 Tage nach Einreichung der Meldung erhältst du ein abschließendes Feedback mit den Ergebnissen und den getroffenen Maßnahmen. Alle Daten zu deiner Person und zum Hinweis werden sorgfältig und sicher aufbewahrt und nach 3 Jahren gelöscht.

Wie wird meine Identität geschützt? Kann ich anonym bleiben?

Die Identität von Hinweisgeber:innen wird grundsätzlich geschützt. Zusätzlich ist es möglich, anonym zu bleiben. Rückmeldungen an anonyme Hinweisgeber:innen können allerdings nur dann erfolgen, wenn die hinweisgebende Person eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme bereitgestellt hat.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt die Identität von Hinweisgeber:innen nicht, wenn vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße gemeldet werden (vgl. §9 HinschG). Weiterhin kann es vorkommen, dass die Identität einer Person aufgrund einer Anforderung einer Strafverfolgungsbehörde in einem Strafverfahren oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung an eine zuständige Behörde weitergegeben werden muss.

Welchen Schutz vor Repressalien gibt es, wenn ich einen Hinweis gebe?

Es wird zugesichert, dass Hinweisgeber:innen vor Benachteiligungen oder Repressalien geschützt werden. Jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber:innen wird als schwerwiegender Verstoß gegen diese Richtlinie betrachtet und es werden disziplinarische Maßnahmen ergriffen.

Was passiert mit deinen personenbezogenen Daten?

Deine personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen ausschließlich für die Zwecke der Untersuchung und Nachverfolgung von Hinweisen verwendet.

Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise informieren darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen der internen Hinweisgeberstelle gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeiten.

Verantwortlicher

skatedeluxe GmbH, Am Heuberg 25, 37308 Schimberg, Deutschland
Tel. +49(0) 3641 79 97 240

Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen wende dich unter datenschutz(at)skatedeluxe.com an unseren Datenschutzbeauftragten.

Zweck und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um Hinweise nach dem HinSchG entgegenzunehmen, zu prüfen und Folgemaßnahmen durchzuführen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG (Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung aus dem HinSchG) und ggf. Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO, falls besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten).

Verarbeitete Daten

freiwillige Angaben der hinweisgebenden Person
Angaben zu betroffenen Personen
Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail etc.)
Informationen zum gemeldeten Sachverhalt (auch besondere Kategorien möglich)

Empfänger

interne Meldestelle
ggf. Geschäftsführung
externe Berater oder Ermittlungsstellen
Behörden oder Gerichte, wenn gesetzlich erforderlich
bei Nutzung der Kontakt-E-Mail für Hinweisgebende erfolgt eine Verarbeitung durch die Proton AG (Schweiz, Angemessenheitsbeschluss vorhanden)

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden lediglich so lange gespeichert, wie es für die Prüfung und endgültige Bewertung eines Hinweises notwendig ist oder eine andere gesetzliche Grundlage dies erlaubt oder vorschreibt. In der Regel erfolgt die Löschung der Daten gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

Übermittlung an Dritte

Mit Ausnahme der im HinSchG vorgesehenen Fälle erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Zugang zu den personenbezogenen Daten erhalten – unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben – ausschließlich diejenigen Personen des Beschäftigungsgebers, die diese für die Datenverarbeitung nach dem HinSchG und zur Erfüllung der daraus resultierenden Pflichten benötigen.

Rechte der betroffenen Personen

Es bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch (vgl. Art. 15 ff. DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Rechte können nach § 9 HinSchG eingeschränkt sein, wenn ihre Ausübung die Untersuchung gefährden würde oder Rechte anderer Personen beeinträchtigt.

Vertraulichkeit und Sicherheit

Identitäten werden nach § 8 HinSchG vertraulich behandelt. Eine Offenlegung erfolgt nur mit Einwilligung oder wenn gesetzlich vorgeschrieben.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Daten werden durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Stand dieser Datenschutzhinweise: 16.01.2026

Gibt es auch externe Meldestellen?

Zusätzlich zur internen Meldemöglichkeit besteht die Option, Hinweise direkt an das Bundesamt für Justiz zu richten:

Bundesamt für Justiz
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Deutschland