Politique de dénonciation

Introduction

La conformité fait référence au respect des dispositions légales, des directives internes et des normes éthiques. Comme il est crucial de garantir une culture organisationnelle transparente et éthique pour la sécurité de nos employés, de notre entreprise et de nos partenaires commerciaux, les violations de conformité doivent être identifiées et signalées à un stade précoce afin que les mesures appropriées puissent être prises.

Cette politique vise à créer un cadre sécurisé pour signaler les violations et à développer une culture d'entreprise ouverte. Il promeut le respect des normes juridiques et éthiques, découvre et traite les fautes, protège les lanceurs d’alerte et constitue donc un élément clé de notre engagement en faveur d’un comportement responsable.

Le cadre juridique de cette politique s'appuie sur la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (HinschG, Allemagne) du 31 mai 2023, qui fixe des normes minimales pour la protection des personnes qui signalent des violations au sein d'une organisation.

Qui peut fournir des informations sur les violations ?

Un lanceur d’alerte est une personne qui a connaissance de violations au sein d’une organisation et qui les signale. Par conséquent, tous les employés, indépendants et anciens employés ainsi que nos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux sont encouragés à nous signaler les violations de conformité.

Quelles violations puis-je signaler ?

Les violations pertinentes en vertu de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte sont des actes ou des omissions qui violent les lois, réglementations ou directives qui s'appliquent à skatedeluxe.

Qu'est-ce que cela inclut ?

Violations générales de conformité Cas de violation des politiques internes de l'entreprise, des réglementations du secteur ou des exigences légales.
Corruption et pots-de-vin Cas suspects de corruption, de pots-de-vin ou de comportement contraire à l’éthique.
Fraude et manipulation financières Manipulation de rapports financiers, fraude, vol ou autres pratiques financières contraires à l'éthique.
Discrimination et harcèlement Cas de discrimination, d'intimidation, de harcèlement sexuel ou d'autres comportements inappropriés sur le lieu de travail.
Violations de l'environnement et de la sécurité au travail Violations des réglementations environnementales, conditions de travail dangereuses ou pratiques de sécurité inadéquates.
Échecs de qualité Informations incorrectes sur les produits ou services, violations des normes de qualité ou des exigences de sécurité.
Conflits d'intérêts Conflits d'intérêts non divulgués qui pourraient affecter l'intégrité des décisions ou des pratiques commerciales.
Fraude au temps de travail et à la rémunération Manipulation des relevés de temps de travail ou de rémunération, fraude au temps de travail / comptabilité frauduleuse.

Qu'est-ce que cela n'inclut pas ?

Réclamations/plaintes Si vous souhaitez déposer une réclamation concernant un article acheté dans notre boutique en ligne ou si vous n'êtes pas satisfait, veuillez utiliser nos options de contact pour l'équipe de service.
Politique de confidentialité Veuillez signaler les violations des règles de protection des données, les traitements de données non autorisés ou les violations de données directement à datenschutz@skatedeluxe.com.

Que doit contenir un procès-verbal de violation ?

Les notes doivent contenir des informations précises sur les questions suivantes :

Que s'est-il passé ?
Quand / à quelle période cela s'est-il produit ?
À quel endroit / dans quelle zone ou département quelque chose s'est produit ?
Quelles personnes sont impliquées ?
Y a-t-il d'autres témoins de l'incident ?

Veuillez vous assurer de vérifier toutes les informations avant de soumettre un rapport. Il est strictement interdit de déposer des rapports contenant des informations sciemment fausses. Pour garantir l'exactitude, veuillez utiliser des expressions telles que "Je suis sûr..." ou "Je crois..." pour indiquer le degré de certitude..

Comment les informations peuvent-elles être fournies ?

Les violations de conformité peuvent être signalées au responsable de la conformité par e-mail, courrier, téléphone ou en personne, mais un rendez-vous est requis pour une réunion personnelle.

E-mail: safe_compliance@protonmail.com
Téléphone+49 (0) 3641-7997244
Adresse postale

Personnel / confidentiel
SAFE COMPLIANCE c/o Thomas Woywodt
skatedeluxe GmbH
Carl-Pulfrich-Str. 1
07745 Jena
Allemagne

Nous vous recommandons de soumettre des rapports anonymes par courrier. Ils sont traités avec le même sérieux et le même examen minutieux que les signalements effectués par des personnes identifiables.

Que se passe-t-il une fois le signalement effectué ?

TLa réception de votre notification sera confirmée dans un délai de sept jours. Tout au long du processus, nous vous tiendrons informés en vous fournissant des commentaires opportuns et appropriés. Vous recevrez un retour final sur les résultats et les mesures prises au plus tard 90 jours après la soumission du rapport. Toutes les données vous concernant et le rapport seront stockées en toute sécurité et supprimées après 3 ans.

Comment mon identité sera-t-elle protégée ? Puis-je rester anonyme ?

L'identité des lanceurs d'alerte est toujours protégée. Il est également possible de rester anonyme. Toutefois, les retours ne peuvent être fournis à des lanceurs d’alerte anonymes que si ces personnes ont fourni un moyen de les contacter.

La loi sur la protection des lanceurs d'alerte ne protège pas l'identité des lanceurs d'alerte si des informations incorrectes sur des violations sont signalées intentionnellement ou par négligence grave (voir §9 HinschG). En outre, l'identité d'une personne peut devoir être divulguée à une autorité compétente à la demande d'une autorité chargée de l'application des lois dans le cadre d'une procédure pénale ou à la suite d'une décision de justice.

Quelle protection y a-t-il contre les représailles si je lance une alerte ?

Il peut être assuré que les lanceurs d’alerte seront protégés contre toute discrimination ou représailles. Toute forme de représailles contre les lanceurs d'alerte sera considérée comme une violation grave de cette politique et des mesures disciplinaires seront prises.

Qu'arrive-t-il aux données personnelles ?

Vos données seront traitées de manière confidentielle et utilisées exclusivement pour enquêter et suivre les rapports conformément aux réglementations en matière de protection des données.

Avis de confidentialité

La présente notice de confidentialité explique comment nous traitons les données personnelles dans le cadre du bureau interne de signalement des irrégularités, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte (HinSchG).

Contrôleur

skatedeluxe GmbH
Am Heuberg 25
37308 Schimberg
Allemagne
Téléphone : +49 (0) 3641 79 97 240

Délégué à la protection des données

Pour toute question, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse suivante : datenschutz(at)skatedeluxe.com

Objet et fondement juridique

Les données personnelles sont traitées dans le but de recevoir, d’examiner et de donner suite aux signalements soumis en vertu de la loi HinSchG.
La base juridique du traitement est l’article 6(1)(c) du RGPD en lien avec l’article 10 de la HinSchG (respect de nos obligations légales en vertu de la HinSchG) et, lorsque des catégories particulières de données personnelles sont traitées (par exemple, des données de santé), l’article 9(2)(g) du RGPD.

Catégories de données traitées

information volontaire fournie par la personne déclarante
informations relatives aux personnes concernées
coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.)
les informations concernant l'incident signalé (y compris les informations potentiellement spéciales)
catégories de données personnelles

Destinataires

bureau de reporting interne
conseil d'administration, le cas échéant
conseillers externes ou organismes d'enquête
autorités ou tribunaux lorsque la loi l'exige
Lorsque l'adresse électronique de contact pour les lanceurs d'alerte est utilisée, les données sont traitées par Proton AG (Suisse, décision d'adéquation en vigueur).

Période de stockage

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l'évaluation et à l'établissement d'un rapport final, ou conformément aux dispositions légales applicables. En règle générale, les données sont supprimées conformément à l'article 11(5) de la loi allemande sur la protection des données (HinSchG) trois ans après la clôture de la procédure.

Divulgation à des tiers

Sauf dans les cas prévus par la loi allemande sur la protection des données personnelles (HinSchG), aucune donnée personnelle n'est communiquée à des tiers. L'accès aux données personnelles est accordé uniquement aux employés de l'employeur qui, conformément aux obligations légales, ont besoin de ces données pour le traitement prévu par la HinSchG et pour remplir les obligations qui en découlent.

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et d'opposition (voir articles 15 et suivants du RGPD), ainsi que du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (article 77 du RGPD). Ces droits peuvent être limités conformément à l'article 9 de la loi allemande sur la protection des données (HinSchG) si leur exercice est susceptible de compromettre l'enquête ou de porter atteinte aux droits d'autrui.

Confidentialité et sécurité

Les identités sont traitées de manière confidentielle conformément à l'article 8 de la loi allemande sur la protection des données (HinSchG). La divulgation n'a lieu qu'avec le consentement des personnes concernées ou lorsque la loi l'exige.
Aucune décision automatisée n'est prise. Les données sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles.

État de la présente politique de confidentialité : 16 janvier 2026

Existe-t-il des centres de reporting externes ?

Outre la possibilité de signaler en interne, il existe également la possibilité de transmettre des informations directement à l'Office fédéral de la justice :

BfJ - Federal Office of Justice
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn
Allemagne